Ablage - das Hängeregister

Eine flexible Ablage hilft uns Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen & beizubehalten. Einige schwören auf ein Hängeregister, andere arbeiten lieber mit Mappen oder Ordner, die fein säuberlich nach Thema oder Terminabgabe geordnet aufbewahrt sind. In welcher Form die Ablage gestaltet wird, ist sekundär. Jeder darf seine individuelle Lösung finden, solange Unterlagen rasch abgelegt & wieder gefunden werden.

Verschieden färbige Ordner oder Mappen im Hängeregister erleichtern die Suche. Unser Gehirn assoziiert rasch Farben mit Themen, zB wenn wir für Buchhaltung immer rot verwenden, für generelle Info gelb & für offene Angelegenheiten blau.

Das Hängeregister für Aktuelles:

Der Vorteil des Hängeregisters ist, dass immer alles schnell zur Hand ist. Sämtliche Dokumente sind in den Mappen ordentlich verstaut & das System bietet viel Flexibilität. Ein neues Projekt kann schnell untergebracht oder erledigte Tätigkeiten – nach einem Check & Ausmisten von 'unnötigem Papiermaterial' – in das Archiv ausgelagert werden.

Regeln für das Hängeregister:

• Aussagekräftiges Beschriften der einzelnen Mappen – kreative Namen bringen Humor in das Arbeitsleben, zB 'Bezahl mich' statt 'Rechnungen'.
• Papiere, die auf Dauer aufgehoben werden, dürfen nur kurze Zeit im Hängeregister verweilen. Sie können zB in der Mappe 'räum mich weg' für 2-3 Tage gesammelt werden wenn es im Büro turbulent ist. Mindestens einmal pro Woche ist Zeit für die Ablage der Schriftstücke im Terminkalender zu veranschlagen.

Tipps für die Ablage im Hängeregister:

• Extra Mappen mit Geschäftspapier, mit Karten (Danke / Glückwunsch zum Geburtstag), Trennblättern oder Adressaufklebern. So haben wir alles schnell zur Hand was öfters benötigt wird.
• Nutzt den Platz auf der Vorderseite der Mappen um Kontaktdetails von Kunden oder Lieferanten zu notieren! Am besten erstellen wir dazu eine Vorlage. So können die Mappen immer wieder verwendet werden, das Deckblatt außen wird neu beschriftet & angetackert.
• Plant wöchentlich 10-15 Minuten ein um die einzelnen Registermappen durchzuschauen & Unnötiges wegzuwerfen! Wesentliche Information kann somit leichter gefunden werden, die Mappen bleiben dünn.
• Sammelmappen für diverse Bearbeitungsschritte anlegen, zB wenn wir auf Antwort warten. Diese Vorgehensweise erleichtert uns das Blocken von Arbeitsschritten, die nicht dringend sind. Beispiele: 'Kopieren', 'Besprechen mit GF', 'Warten auf Rückantwort', …

Diese Themen könnten ebenfalls interessant sein:

• Ordnung am Arbeitsplatz
• Emails
• Beschwerdemanagement